Equipos efectivos: el as bajo la manga para alcanzar resultados en tu negocio

Aunque el concepto de equipos efectivos suena ideal y en muchas empresas parece ser un terreno conquistado, no es tan sencillo como parece. Te lo ilustramos con un caso de la vida real. Una startup latinoamericana con un portafolio de productos alimenticios, adquirió una empresa que ya operaba en 3 diferentes países de la región.

La compra se realizó con el fin de cumplir su ambicioso plan de expansión, y contar con talento, centros de trabajo y distribución, almacenes y cartera de clientes ya establecidos en estas naciones. Sin embargo, los resultados en crecimiento, nivel de servicio, y hasta ingresos, no fueron favorables.

Al realizar un diagnóstico de por qué estaba sucediendo esto, una de las conclusiones fue que la startup tiene una cultura de trabajo basada en equipo y la otra empresa, una cultura individual. Los números indican una caída de 21% en productividad y una demanda de 170% más tiempo para lograr los objetivos. 

La primera solución fue formar un equipo piloto para darle vida a un proyecto de cambio de identidad corporativa, pero días después observaron que este equipo cayó en malas prácticas: reuniones demasiado largas, conflictos, postergación de decisiones, funciones y roles no delimitados y extrema dependencia del líder. 

Entonces ¿cómo lograr que el equipo piloto y los demás adopten buenas prácticas de trabajo en equipo? ¿Identificas tu organización con estos síntomas negativos? Sí tu respuesta es afirmativa, nosotros te contamos qué hacer para contar con un equipo de trabajo efectivo.

Diseña tus equipos por misión

Un estudio hecho por Gallup mostró que los equipos altamente comprometidos generan hasta un 21% más de rentabilidad en sus compañías. Este factor afecta las variables importantes de cualquier negocio. Así que para comenzar, entendamos las características claves de los equipos:

• Se compone de una cantidad reducida de personas.
• Las personas están vinculadas por una misión o un propósito que todos conocen.
• Tienen una identidad o podríamos llamarlo una personalidad colectiva única.
• El objetivo es compartido y de esto todos se sienten responsables.
• No necesitan un liderazgo centralizado, cada uno asume esta función desde su responsabilidad.

Respecto a esta última característica, en la etapa inicial sí es conveniente un líder que centralice las funciones, pero conforme el equipo alcanza cierta madurez, lo ideal es que el líder entregue gradualmente estas funciones a los integrantes. 

Para potenciar la labor de este liderazgo son importantes algunas tareas como las siguiente: 

• Definir el propósito o misión del equipo.
• Elegir el tipo de equipo que debe formar y su modalidad de trabajo.
• Identificar clientes, usuarios y otros stakeholders.
• Determinar entregables y propuesta de valor.
• Seleccionar a los integrantes del equipo.

Dale propósito al equipo para tener equipos efectivos

De las tareas que mencionamos una de las más importantes es determinar con claridad el propósito o la misión del equipo. Ese sentido de existencia que responde al “por qué” y “para qué”. El riesgo de no hacerlo es contar con un equipo que produce un trabajo sin valor ni orientación.

Te compartimos algunas ideas de propósitos para tu equipo:

• Creación de algo nuevo.
• Mejorar un producto existente.
• Resolver un problema.
• Enfrentar una crisis de forma exitosa.
• Redefinir estrategias.
• Cumplir un objetivo organizacional complejo.

Ahora, la idea no es crear un equipo para cada cosa diferente que se presenta en la compañía, de hecho, creemos que es el primer paso directo al fracaso, pues los integrantes no sabrían cuál es la razón de vincularse y colaborar.

Técnicas de integración para equipos efectivos

¿Conoces la importancia de las actividades de team building? Puede que para muchos sean parte de un programa de bienestar o un disipador de tensiones laborales, y que están muy alejadas de la responsabilidad del trabajo en equipo.

Pero, en realidad, estas actividades aceleran y acortan el tiempo para que los equipos lleguen a la etapa de mayor productividad y sinergia. Por el contrario, las rondas de presentaciones sin un propósito mayor, son las que pueden generar una alta probabilidad de no alcanzar el nivel requerido en grandes equipos. 

Entonces, ¿qué es team building? Es la fase inicial de la formación de los equipos en la que se realizan actividad que aceleren la cohesión de los integrantes, así como el conocimiento de sus capacidades, fortalezas y debilidades, con el fin de iniciar el trabajo desde la confianza y consciencia colectiva. 

Estas dinámicas pueden ser digitales o presenciales, se categoriza por el tipo de orientación en sus actividades, a continuación te contamos de cuatro clases:

Dinámicas basada en la personalidad:

En estas actividades los integrantes descubren a profundidad los rasgos de personalidad propios y de sus compañeros. Está basada en la información adquirida de forma previa con test de clasificación de personalidades, como Lumina Spark, la tipología Myers-Briggs o cualquier otra evaluación de este tipo.

Uno de los resultados más positivos es que los colaboradores incrementan su empatía hacia las diferencias personales y descubren cómo las carencias de unos son compensadas por las fortalezas de otro. 

Dinámicas basadas en actividades:

Es la categoría más llamativa. Se compone de diferentes desafíos para que los colaboradores salgan de su zona de confort, por ejemplo: campamentos, juegos de supervivencia, gotcha o también conocido como paintball, y todo las actividades que se te puedan ocurrir. 

Los miembros del equipo tienen que descubrirse mutuamente para conocer fortalezas y debilidades y así buscar acuerdos de colaboración basados en la convergencia de sus diferencias. 

Dinámicas basadas en habilidades:

Son situaciones que demandan un uso intensivo de habilidades blandas o competencias como negociación, liderazgo, control emocional, colaboración, gestión de conflictos, trabajo bajo presión, creatividad, administración del tiempo y planeación.

Para estos retos todo depende de la creatividad. Pueden ser desafíos en el ámbito de los negocios, una metáfora en la que deben preparar comida a toda la compañía, también pueden ser dramatizaciones de situaciones intensas y más opciones. 

Dinámicas basadas en la solución de problemas:

La idea es exponer a las personas a retos que exijan buscar diferentes soluciones y poder elegir solo una de ellas. Es importante que el diseño de los problemas en este team building tengan la misma demanda de capacidades de resolución que el equipo enfrentará en la vida real.

¿Cómo reconocer si tu equipo va por buen camino?

Para lograr la autonomía de un equipo es necesario que sean llevados de la mano hasta este punto. Por eso, el papel del líder formador es vital para la maduración de equipos eficientes. Esta cabeza, primero debe ejercer una centralización de las decisiones y luego de hacerse a un lado que sean los miembros quienes realicen estas funciones. 

Así que, basado en todo lo que hemos hablado, podemos decir que los equipos eficientes crecen y se transforman, y cuando se dirigen hacia la madurez es probable que atraviesen cinco etapas diferentes.

Integración

En esta primera etapa todo es cortesía, puedes sentir un clima de optimismo y poco de incertidumbre y precaución. Es un tiempo agradable y lleno de apoyo e interés entre todos. Aunque esto es positivo, las relaciones no son profundas, aún las personas no se han enfrentado a crisis que le abran la puerta a sus emociones.

Durante esta etapa, el líder formador es muy directivo, sus instrucciones deben ser claras hacia el equipo, no hablamos de comportamientos autoritarios, sino que establece una agenda inicial, pues es quien tiene la tarea de llevar al equipo hacia la madurez y autodirección. 

Tormenta

Llegamos al momento en el que surgen diferencias y desacuerdos, y por supuesto, conflictos personales. Existen dos riesgos: que el equipo se desintegre o se refugien la mala práctica de fragmentar e individualizar el trabajo con el fin de evitar más conflictos.

El papel de líder en esta etapa es vital, debe enseñarle a los integrantes del equipo cómo gestionar sus emociones, hablar sobre relaciones interpersonales y el manejo de conflictos. Cuando todos se van apropiando de estas técnicas, el líder deja de dar las soluciones de forma directa y comienza una invitación para que entre todos las descubran.

Normalización

Los miembros del equipo han aprendido a separar el debate del conflicto, se llegan a acuerdos que superan la etapa de tormenta, y así comienzan a trabajar nuevamente de forma colaborativa. Ahora, el líder es participativo, ya no formula conversaciones de sensibilización, sino que lanza preguntas provocadoras para que el equipo explore y de alternativas. 

Madurez o sinergia

En esta etapa el equipo desarrolló una personalidad colectiva y un estilo colaborativo eficaz. Se observa como en muchas situaciones existe la sinergia, vemos un potencial de una magnitud que supera la suma de sus aportaciones individuales. 

Desintegración

Esta etapa llega cuando están cerca al cumplimiento de la misión que le fue asignada al equipo. En este momento, alguno de los integrantes pueden disminuir su rendimientos y tomar actitudes más relajadas y tranquilas, pues perciben como la parte más intensa del trabajo ya se realizó. 

¿Cómo tener equipos enfocados a los resultados?

Existen diferentes métodos para contar con equipos de alto rendimiento y enfocado a resultados, en esta oportunidad te contaremos sobre la técnica PPP: progreso, planes y problemas. Es una forma de reportar el estatus del equipo basado en estos tres elementos. El fin es crear conciencia sobre qué tanto han avanzado y cuánto falta para cumplir los objetivos.

Progreso:

Se presentan los logros más importantes y exponen de forma clara lo que cada persona alcanzó en los últimos 7 días. Algo muy importante para no perder el foco es solo hablar de los resultados y no de las actividades. Por ejemplo, haber terminado la configuración de un programa, cerrar un número de ventas o tener listas las conclusiones de un reporte.

Planes:

Aquí se indican los compromisos para el futuro inmediato, van a mencionar las metas concretas que cada miembro se compromete a alcanzar en los próximos siete días. Aquí también aplica la regla de hablar de logros y no de tareas.

Problemas:

Es para identificar los obstáculos que se oponen al cumplimiento de los objetivos. La idea es mencionar cuáles son estos problemas específicos y se invita  a buscar ideas y a tomar decisiones para resolverlo entre todos. Un punto importante es que no todos los problemas se van a presentar, solo los críticos, que no se pueden resolver de forma individual y siguen vigentes, para no perder el foco. 

Fuente: UBITS